Tipps für den Newsletterversand

Es ist richtig ärgerlich, wenn man seine Newsletter versendet und nicht sicher weiß, ob er seine Leser erreicht oder von Spamfiltern aussortiert wird. Deshalb ist es wichtig, beim Erstellen eines Newsletters einige Kriterien zu beachten. Man sollte dazu wissen, wie ein Spamfilter "denkt"

  1. Empfänger mit dem richtigen Namen anreden. Dadurch wird die E-Mail persönlicher und rutscht so durch den Spamfilter. Das Problem an dieser Stelle ist es das aus rechtlicher Sicht notwendig ist das Anmeldeverfahren zum Newsletter auch Anonym (Ohne Name des Empfängers) zu gestalten.
  2. Eine weitere Rechtliche Voraussetzung die erfüllt werden muss ist das Einbinden eines Impressums, das Heißt Die Anschrift des Unternehmens und eine E-Mailadresse zur Kontaktaufnahme sind Pflicht in jedem Newsletter.
  3. In jedem Newsletter muss die Möglichkeit enthalten sein sich vom Empfang weiterer Nachrichten austragen zu lassen. Dazu reicht ein Link zu einer Abmeldeseite.
  4. Als Absender sollte kein Phantasie-Name oder der Empfänger stehen sondern der Name des Versenders mit einer gültigen E-Mailadresse. Auch dies lässt viele Minuspunkte gar nicht erst auftauchen.
  5. Ein aktuelles Datum im Text ist ebenfalls wichtig. Fehlt das Datum oder ist gar falsch, gibt es wieder Minuspunkte.
  6. Werbewörter sollten generell vermieden werden. Dies ist gar nicht so einfach, denn sogar harmlos erscheinende Wörter wie "Gewinn", "Preis" oder "Angebot" schlagen teuer zu Buche. Wer hier eigene Angebote vermarkten will, sollte daher genau auf den Wortlaut achten. Verbotene Wörter aus der Sexbranche sind ebenfalls tabu.
  7. Die Betreffzeile gehört neben Absender und Textkörper zu den wichtigsten Bereichen. Zwar arbeiten die wenigsten Spamfilter heute nur noch mit Schlüsselworten, trotzdem sollten Sie auf Begriffe wie Viagra im Betreff besser verzichten. Generell haben langfristig die weniger marktschreierischen Texte sowieso die besseren Öffnungsraten.
  8. Tools, die das User-Verhalten dokumentieren, sind eher zu vermeiden. Spamfilter erkennen diese Links und vergeben ihre Punkte. Links dürfen schon angegeben werden. Allerdings nur zu echten Webseiten. Aufwendiges Response-Management kann man sich in diesem Fall also getrost sparen.
  9. Der Einsatz von HTML und Grafiken ist ebenfalls ein Manko. Am besten wäre, ganz darauf zu verzichten. Auch ein farblicher Hintergrund ist nicht billig. Wenn nicht im MIME-Multipartformat versendet wird, gibt es wieder Strafpunkte. Das Multiformat bedeutet, dass die Email so verschickt wird, dass auch der Empfänger der keinen HTML-fähigen Emaileditor benutzt, die Email anständig lesen kann. Der Textteil sollte gegenüber dem HTML oder Grafikteil immer überwiegen, das heißt 60% der Email sollten aus Text bestehen.
  10. Auch Javascripte und Formulare sollten nichts im Newsletter verloren haben. Somit fällt auch das Verbergen von Links zu Partnerseiten in den Eimer.
  11. Auf Satzzeichen sollte geachtet werden. Zu viele Satzzeichen sorgen für Aufsehen. Ebenfalls zuviele Großbuchstaben oder Leerzeichen. Auch zuviele Sonderzeichen und die berühmten xxx führen schnell zur eigenen Disqualifzierung.
  12. Der Versand an mehrere Empfänger ist auch kein positives Kriterium für die Spamfilter. Hier kann eine professionelle Newsletter-Software Abhilfe schaffen.
  13. Vor dem Versand sollten Sie einen Spamcheck durchführen. Dabei wird die E-Mail an eine definierte Adresse gesendet, die dann einen automatisierten Test durchführt. Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht über Verbesserungsmöglichkeiten. So können zum Beispiel große Überschriften und knallige Farben dazu führen, dass Spamverdacht geweckt wird. Fast alle E-Mail-Dienstleister bieten einen solchen Test an.
  14. Der einfachste Weg, seriöse Serienmails zu erkennen, ist die IP-Adresse des Versandservers. Steht dieser auf der Liste der registrierten und zertifizierten Versender legaler Massenmails, muss die Mail nicht von dem relativ unscharf arbeitenden Spamfilter geprüft werden. Newsletter von zertifizierten Versendern werden am Spamfilter vorbei direkt ausgeliefert. Da die Zertifizierung jedoch aufwändig ist, arbeiten die meisten Unternehmen über die zertifizierten Server von Dienstleistern. Hier ist die Liste der von der Certified Senders Alliance CSA zertifizierten Unternehmen.
  15. Der zweitbeste Weg, Spam zu identifizieren, ist der Anteil der Beschwerden. Die großen E-Mail-Anbieter haben einen Knopf, über den Spambeschwerden direkt an den Anbieter gehen. Normale E-Mail-Verteiler produzieren nur ganz wenige Beschwerden. Wenn jedoch zum Beispiel Ihre Abmeldefunktion zu umständlich oder schwer auffindbar ist, kommt es zu Beschwerden. Der Grund: Statt den Newsletter direkt abzubestellen wird stattdessen der Spamknopf gedrückt.
  16. Der sicherste Weg, die Zustellung zu garantieren, ist ein Eintrag ins eigene Adressbuch. Daher sollten Sie Ihre Nutzer schon in der Begrüßungsmail nach der Registrierung aufforderen, die Absenderadresse Ihres Newsletters ins Adressbuch zu übernehmen.
  17. Wer mit einem mangelhaften Bouncefilter arbeitet, hat schlechte Karten. Rückläufer sind für Provider ein wichtiger Indikator für Spamlisten. Entfernen Sie als ungültige Adressen lieber ganz schnell aus Ihrem Verteiler.
  18. Ein letztes Spamkriterium ist schlechtes HTML. E-Mail-Marketing hat in Bezug auf HTML einige Besonderheiten und selbst seriöse Versender verzweifeln da oft. Erst recht die Spammer: Spammails sind meist recht schnell erstellt und entsprechend strotzen sie nicht nur von Rechtschreib-, sondern auch Programmierfehlern. Diese werden von Spamfiltern erkannt und dienen der Indizierung. Auch sollten Sie in URLs auf IP-Adressen verzichten und in den Links stattdessen immer den Domainnamen nennen.
  19. Neben allen inhaltlichen Aspekten spielt auch der Zeitpunkt des Versandes eine wichtige Rolle. Die Frage nach dem perfekten Versandzeitpunkt lässt sich ganz leicht beantworten: eine pauschale Antwort gibt es nicht.
    Grundsätzlich kann man eine Unterscheidung daran festmachen, ob Sie sich B2B oder im B2C Bereich B2B werden die E-Mails hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten gelesen, im B2C hingegen eher am Abend und am Wochenende. Das ist relativ selbsterklärend und bedarf keiner Studien, die es aber gerade hier in Hülle und Fülle gibt. Klar ist, dass Sie Ihre geschäftlichen E-Mails auch während Ihrer üblichen Arbeitszeit lesen und bearbeiten. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel. Privaten E-Mails wenden Sie sich am Abend oder am Wochenende zu. Wenn man im B2B noch eine Empfehlung aussprechen kann, dann die, dass die Tage Montag und Freitag mit Bedacht gewählt werden sollten. Am Montagmorgen sind die Postfächer meist ohnehin schon voll. So laufen Sie Gefahr, mit Ihrem Newsletter unterzugehen, weil dieser nicht die Priorität genießt, wie andere Aufgaben, die im Posteingang schlummern. Am Freitag sind die meisten bemüht, ihren Schreibtisch so leer wie möglich zu bekommen und ihre Aufgaben abzuarbeiten. Auch hier könnte es Ihnen eher passieren, dass Ihr Newsletter keine Beachtung erhält, weil andere Tätigkeiten wichtiger sind.

Weiterführende Links

Kleine Anleitung zur Komponente AcyMailing

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